みなさんは自分に振られた仕事を忘れないようにするコツはありますか？
どんな仕事でも、完全に一つの作業・案件に集中できるという事は稀だと思います。
今の会社は、同時に進んでる案件が常に10案件くらいあります。
当然、これだけの案件を脳内で処理する事は不可能で、常に外部ツールに頼ってタスク管理しています。
特にADHDはマルチタスクが苦手です。同時に降ってくる仕事を溢さずに完了させるにはそれなりのコツが必要なのです。
僕は、仕事でTrelloというタスク管理ツールを使っています。これがないと仕事が成り立ちません。
他のToDoアプリも何種類か試したのですが、やっぱりTrelloが1番直感的に操作できて使いやすいです。
Trelloの主な機能
自分が使いこなしてる範囲で使い方を説明します。
プライベート用のアカウントで、簡単に実際の運用の仕方を再現してみました。
リストとカードで案件ごとの作業を管理
縦の列が「リスト」で、その中に並んでいるのが「カード」です。
僕はリストを案件名にして、カードにその案件に関する作業を記載しています。
リストとカードはドラッグで自由に移動可能です。僕は優先順でリストを左→右に、カードを上→下に並べています。
僕はいつも帰る前にボードを俯瞰して、このリストとカードを並び替えて、優先順位を決めて帰ります。そうすれば、翌日の作業は左から右の順にひたすら仕事を片付ける事に集中できます。
カードをクリックすると、具体的な作業内容を記載できます。
コメントに進捗状況を追加することもあります。
必要に応じて画像やPDFを貼り付ける事も可能です。
ラベルで作業状況を管理
ラベルという機能で、その作業の現在の状態を表すようにしています。
デフォルトで設定されている7種類の色ごとに、自由に文言を設定できます。
僕が主に使っているのは5色で、赤が「未着手」、緑が「着手中」、青が「完了」、黄色が「連絡待ち」、水色が「継続」としています。
一つ一つの作業にラベルを設定しておいたら、一覧から各作業の色を見渡せるので、赤が多かったら作業が炎上してるとか、視覚的に作業状況を把握する事が出来ます。
他にもたくさん機能がありますが、僕は以上の機能だけでほぼほぼ案件管理できています。
Trelloのおかげで出来ている事
作業のし忘れをかなりの確率で防げる
必ず全てのタスクを書き込む事と、毎日Trelloを確認する事さえ習慣付けたら、作業のし忘れはほぼなくなります。
モチベーションの維持
大変だった作業を「完了」に出来た時の達成感はとても気持ちいいです。
それの繰り返しで、モチベーションの維持にも繋がります。
まとめ
以上のような効果もあり、Trelloを使ってからかなり仕事の質を上げる事が出来ました。
ADHDの人は、脳の足りない部分をこういう便利なアプリでどんどん補っていったほうが良いと思います。
僕は仕事だけでなく、プライベートのToDoリストにもTrelloを使ってます。スマホアプリもあるので、出先でもスマホで簡単にタスクを確認、追加する事が出来ます。
またアカウントの共有もできるので、家族やバンドくらいの小規模グループでの運用にも向いてます。
物忘れが多い方や、どのタスク管理ツール・ToDoアプリを使ったらいいか迷っている方は、是非Trelloを使ってみてください！
